Quand on travaille à son compte, l’un des enjeux principaux est de pouvoir se motiver chaque jour et être organisée… Car le temps est si vite écoulé si on n’y prend pas garde !
En se laissant guider par nos pensées, par la lessive qu’il faut mettre en route, par Instagram où l’on finit pas scroller inlassablement… on perd de précieuses minutes et parfois même plus… Alors que, concrètement, on a plein de choses à faire !
Mais comment mettre en place une organisation entrepreneur / micropreneur / solopreneur qui fonctionne? Telle est la question et le combat si je puis dire des entrepreneuses qui travaillent chez elle… Car oui, l’une des astuces est de travailler dans un autre lieu : café, coworking… Pour ne pas être tentée par notre train-train quotidien ou encore l’appel de Netflix et de notre lit si douillet qui se trouve dans la pièce d’à côté.
Bon ça c’est une astuce mais elle ne fonctionne pas pour tout le monde : car tout le monde est différent ! D’ailleurs, ce que je vais vous présenter aujourd’hui est mon système d’organisation. Mais qu’on se le dise :
- Il ne conviendra pas à tout le monde car notre tête ne fonctionne pas de la même façon !
- C’est un système d’organisation parmi tant d’autres… Car oui, il n’y en a pas qu’un mais des tas !
- Prenez ce qui vous convient, testez et créez votre propre système d’organisation. Il n’y a que ça qui pourra bien fonctionner pour vous !
Alors je pourrais vous parler de la méthode POMODORO qui consiste à travailler sur des plages de 25 minutes de manière très concentrée, puis 5 minutes de pause et ainsi de suite…
Ou encore de la méthode du DEEP WORK : s’octroyer des plages horaires importantes pour travailler sur des sujets de fond, aux moment les plus propices !
Bref : beaucoup de méthodes ont fait leur preuves. Et je les ai testé mais là encore : parce que je suis un individu à part entière, elles ne m’ont pas toutes convenues. Voici donc mes 3 indispensables que j’ai retenus pour une organisation infaillible ! Et c’est partiiii !
Mon indispensable n°1 : le rétroplanning 🚀
Celles qui m’ont eu en coaching le savent mieux que personne : je suis une aficionado du rétroplanning. Je ne sais pas vraiment pourquoi mais créer un rétroplanning me stimule énormément ! J’adore créer, planifier, remplir les cases et organiser… C’est d’autant plus étonnant que je suis une ancienne bordélique ! Une vraie de vraie. Mais au fur et à mesure des années, j’ai évolué, et le rangement & l’ordre sont devenus des piliers dans mon organisation. Et quoi de mieux que de créer pour cela un véritable rétroplanning. Mais concrètement qu’est-ce que c’est? Et bien c’est une visions sur plusieurs semaines et mois dans laquelle on va placer toutes les grandes actions que l’on doit mener.
Ce que j’appelle des grandes actions c’est : créer un site ou en faire la refonte, créer un nouveau produit, lancer une campagne de crowdfunding, mettre en place un paiement en ligne, créer un tunnel de vente, développer une nouvelle formation, lancer une chaîne youtube ou un compte tiktok etc…
Ce n’est pas : faire un post Instagram, rédiger un article de blog…
Pourquoi? Parce que toutes les petites actions que l’on mène, particulièrement dans la création de contenu, je les place dans un calendrier éditorial et ça fait partie du fil rouge, des actions chronophages que l’on fait de manière routinière.
Alors que dans le rétroplanning : ce sont des actions stratégiques, des projets de grande envergure, qui vont demander une à plusieurs semaines de travail. C’est un peu la vision stratégique de votre business ou de votre projet les prochains mois !
C’est d’ailleurs pour cette raison que je crée le rétroplanning à chaque semestre, et je l’ajuste si besoin car on ne va pas se mentir : les imprévus ça existe et parfois cela demande de décaler des lancements.
J’aime utiliser des outils simples dans mon organisation et l’outil que j’utilise pour créer mon rétroplanning est on ne peut plus simple : c’est un google sheet, soit un tableau excel version document google. Je préfère utiliser les documents google parce qu’ils sont en ligne, et je peux m’y connecter facilement peu importe l’outil avec lequel je travaille. Dans ce google sheet j’ai :
- Une colonne de projet où j’intègre sur chaque ligne les grandes actions que je souhaite mener durant les prochains mois
- Des colonnes pour chaque semaine : j’aime penser mon rétroplanning de manière hebdomadaire car on ne va pas se mentir, la création d’un site web ou encore le lancement d’un nouveau produit prend une à plusieurs semaines…
Je répartis donc mes différentes actions sur les semaines et moi à venir en indiquant dans les cases des petites croix. Et comme ça je peux défiler tout ce qui va arriver pour GIRLBOOST dans les mois à venir. Je me réfère à mon rétroplanning régulièrement, pour voir les avancées et vérifier que je suis « ON TIME ».
Chaque mois, je fais le point sur ce qui s’est passé, et je décale si besoin les cases !
Mon rétroplanning est la BASE de mon organisation stratégique pour le développement business.
Mon indispensable n°2 : la TO DO list 📝
YAY : je pense que je ne suis pas la seule à en utiliser ! Rien que pour le plaisir de surligner ou barrer les actions au fur et à mesure… Et avoir ce petit shot de dopamine quand c’est fait ! Encore mieux que le sucre. J’utilise des TO DO LIST au quotidien, et quand je suis en mode WARRIOR : car oui on ne va pas se mentir les GIRLBOOST, des fois elles sont simplement sur un post it ou un carnet qui traîne sur mon bureau… Mais quand je suis en mode WARRIOR : je les prépare sur l’outil NOTION en amont de la semaine à venir. Cela me permet de lister toutes les actions que je dois mener, des plus grandes en prenant comme référence mon rétroplanning, aux plus petites : la création de contenu, le fil rouge, ou ce que j’appelle le RUN : mon métier de formatrice et de coach business. Sans oublier toutes les actions récurrentes comme la comptabilité, la prospection, les relances… Dans ma TO DO LIST, on va retrouver toutes ces actions réparties sur chaque jour de la semaine.
Quand je travaille sur des gros chantiers : ceux qui sont listés dans mon rétroplanning, je me fais une session TO DO LIST où je vais indiquer tous ces gros projets et ce qu’ils impliquent en micro tâche dans ma TO DO LIST. Ce qui me permet d’avoir une to do très complète mais qui s’étale aussi sur plusieurs mois.
Par exemple : si j’ai une nouvelle formation à sortir, cela implique de :
- Faire un plan de formation
- Préparer les supports
- Réaliser le tournage
- Faire le montage
- Mettre en place dans l’outil
- Faire un plan de lancement
- Préparer la communication autour (avec des lead magnets, des posts etc…)
- Et ainsi de suite…
La où dans mon rétroplanning, on retrouve le lancement de la formation X qui sera indiqué sur plusieurs semaines de préparation, dans ma to do list : c’est traduit en tâches à réaliser de manière plus concrète.
Et c’est ainsi pour tous les gros chantiers.
Cela peut paraître un peu riche et compliqué dit comme cela, mais en réalité, cela soulage énormément car on est sûr de ne rien oublier quand on a bien placer les différentes tâches et actions à faire. Et on sait quoi faire, sur quoi travailler chaque semaine.
J’ai fini par travailler sur notion avec ma to do list car ça me permettait de prendre justement cette avance, de notifier des tâches et de les placer dans les mois à venir ! Bien sûr, un agenda papier pourrait faire de même, mais ne me permettrait pas d’être flexible, de pouvoir modifier ces dates si besoin en fonction. Et c’est justement cette flexibilité qui est agréable avec Notion ! On n’oublie rien, tout est noté, mais on peut décaler, changer, modifier.
On peut aussi mettre de la récurrence dans ces tâches, par exemple : la comptabilité, Il faut la faire chaque mois quoi qu’il arrive.
Mon indispensable n°3 : l'agenda 💻
J’utilise la encore une version digitale (pourtant promis, j’utilise aussi énormément de carnets pour m’organiser, j’adore écrire… Mais le digital me permet plus de flexibilité dans l’organisation générale). J’utilise donc la version google : oui j’admets, je suis une Google Addict. Et je classe mes tâches entre le pro, le perso, l’équilibre de vie… J’indique tout dans mon agenda !
De ma pause déjeuner, à ma session de sport, en pensant à mes plages de promenades, pauses, etc… Et bien sûr toutes les plages horaires liées à mon activité : mes coachings, et mes plages pour réaliser les actions de ma TO DO.
Quand je travaille sur un gros chantier (coucou petite vision rétroplanning) : je place des grandes plages. Je peux travailler 3 à 4h sur un même sujet, bien sûr il y a des pauses à l’intérieur car notre cerveau n’est pas fait pour se concentrer sur des trop longues périodes. J’essaie également d’organiser mon agenda de manière intelligente par rapport à ma façon de vivre et de travailler.
Exemple : je travaille plus efficacement en fin de matinée ou en fin d’après-midi / début de soirée. Je vais donc répartir les actions qui me demandent le plus de concentration (les grands chantiers) à ces moments là. Et je vais profiter du début de matinée ou début d’après-midi pour faire le reste des tâches. Mais là encore, chaque personne est différente ! Essayez d’analyser quels sont vos pics de productivité, quels sont les moments où vous travaillez le mieux pour vous aider à répartir les différentes actions de votre journée et de votre semaine.
Je planifie mon agenda avant la semaine, donc soit le vendredi après-midi pour la semaine à venir, soit le dimanche après-midi. Cela dépend de mon programme personnel. Et bien sûr, si je prends des jours OFF, et bien je les mets dans l’agenda pour être tranquille et libérée.
Le fait que mon agenda contient aussi des plages horaires pour ma vie personnelle me permet de m’assurer de garder du temps pour moi. Du temps pour lire, me promener, ou ne rien faire. Car oui, ne rien faire, c’est important aussi ! Surtout pour notre créativité.
Ces trois outils m’aident dans le quotidien à organiser mon travail. Et si je vous en parle aujourd’hui, c’est parce que dans la GIRLBOOST ACADEMY, il y a tout un module liée à l’organisation. C’est une question récurrente que l’on aborde en coaching pour arriver à suivre la cadence, à être à la hauteur de son ambition et à avancer sereinement dans ces projets.
Tout en gardant cette flexibilité de se dire que si un jour, on ne le sent pas, et bien on décale les tâches et les actions. C’est aussi simple que ça !
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