Quand on est solo-entrepreneure, on commence par construire petit à petit son projet, son business, sa clientèle… Cela prend souvent plusieurs mois avant de rouler comme sur des roulettes et de créer sa propre routine…
Mais il ne faut pas oublier qu’au-delà des clients, il y a notre propre gestion d’entreprise à faire :
- L’administratif : avec les devis, les contrats, les factures, les relances, les déclarations…
- La prospection : pour remplir notre agenda avec une clientèle en croissance et en développement.
- La communication : pour gagner en visibilité et permettre de l’acquisition client
- Les canaux digitaux : qui vont avec, notre site web / nos réseaux etc.
En bref, on a rarement le temps de s’ennuyer. Et c’est d’ailleurs cela qui nous plaît : être chef d’orchestre, touche-à-tout, et apprendre.
Un apprentissage quotidien
Je n’ai jamais autant appris que depuis que je suis entrepreneuse. C’est tellement riche et formateur…
Seulement voilà, à un moment donné : il se peut que l’on finisse par stagner. Et bien que notre routine et notre petit train-train quotidien qui s’est installé nous conviennent, il faut admettre que l’on a envie de continuer notre croissance fulgurante et passer à la vitesse supérieure… C’est d’ailleurs la mission de l’accompagnement GIRLBOOST : vous aider à booster vos projets et passer à la vitesse supérieure !
Mais, comment faire concrètement ? Parce que bon : nos journées durent toujours 24h, ça n’a pas changé, on a besoin aussi de notre temps de repos / de récupération / de vie personnelle, et on a d’ores et déjà un planning bien chargé.
Alors comment faire pour :
- Développer des nouveaux clients ?
- Développer des nouveaux produits ?
- Développer son activité ?
Il y a mille et une façons de faire et autant de business models différents, et aujourd’hui : on va s’attarder sur un point crucial que rencontrent toutes les entrepreneures qui veulent booster leur business… DÉLÉGUER.
Car oui, nos journées ne vont pas être élastiques mais nos missions peuvent l’être ! Et souvent, c’est le bon moment pour commencer à déléguer. Que ce soit sa prospection, son administration, sa communication, la gestion de certains canaux…
Déléguer vous permettra de gagner du temps et d’investir ce temps dans votre développement ! Bref : c’est le petit MUST HAVE des GIRLBOOST en plein développement.
Déléguer : comment doit-on s’y prendre ?
Alors déléguer, oui mais pas n’importe comment et pas non plus avec n’importe qui. Je vous propose d’explorer ensemble aujourd’hui les points clés pour bien déléguer au sein de son activité.
Tout d’abord : il faut choisir quoi déléguer.
Pour savoir quoi déléguer, il faut repérer deux choses :
- Les tâches qui vous prennent aujourd’hui le plus de temps dans votre gestion d’activité !
- Les tâches qui vous embêtent le plus : car on va chercher à déléguer là où vous avez le moins de plaisir et de valeur ajoutée !
Car, on peut absolument tout déléguer ! De l’administratif à la gestion de ces canaux digitaux, en passant par la prospection et la communication… Mais tout cela a un prix ! Et cela demandera également du lâcher prise, du management, etc. Donc on va d’abord prioriser. L’idée ici ? Se dégager du temps pour développer son activité en enlevant le superflu.
À vous de jouer pour repérer ces fameuses tâches chronophages qui vous ennuient et vous font perdre votre temps !
Ensuite : il faut choisir à qui déléguer.
Et là on a tout un panel d’options !
Option n°1 : travailler avec un freelance ! C’est l’option la plus populaire. On peut déléguer à un freelance une partie de notre activité. Que ce soit avec une community manager, une gestionnaire de site WordPress, une comptable, une assistante administrative, une assistante virtuelle… Il y a des milliers de freelances avec chacune leur spécialité !
À vous de choisir en fonction de vos besoins et votre secteur.
Vous pouvez faire une recherche sur malt.fr et faire des demandes de devis ! Ce qui vous permettra de comparer les propositions, les expertises etc.
La plupart des freelances vendent leurs services à partir d’un TJM : un tarif journalier moyen. Autrement dit, vous payez au temps passé ! Il faut donc bien définir au préalable le temps que cela prend pour réaliser les tâches que vous souhaitez déléguer.
- L’avantage des freelances : ils sont experts dans leurs domaines. Ce sont des professionnels qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et vous apporter une réelle expertise !
- L’inconvénient des freelances : le prix bien sûr car, du temps et de l’expertise, ça a un prix et c’est bien normal. Mais il faut avoir le budget !
Chaque freelance a également sa propre personnalité : et parfois, ça n’accroche pas ! Donc suivez avant tout votre intuition. Chaque personne est différente !
C’est d’ailleurs le même conseil que je vais vous donner pour l’option n°2 ou 3.
Option n°2 : Prendre un stagiaire. Là encore vous avez de nombreuses options !
Une stagiaire de moins de deux mois n’est pas forcément rémunérée : donc vous avez la possibilité d’avoir une solution très rentable. Cependant : il va falloir la former et l’accompagner… Et donc perdre du temps ! Il faut être sûre qu’à la fin de l’équation, le résultat soit positif ! Particulièrement en termes de temps passé VS gain de temps.
Une stagiaire de plus de deux mois sera rémunérée avec des plafonds à respecter : l’avantage c’est que si vous choisissez d’investir dans une stagiaire, vous pouvez miser sur un profil fin de master avec un stage de 6 mois. Et vous êtes face à une jeune active qui souvent a déjà fait des stages, et qui peut apprendre très vite ! Le temps passé à la former sera rentabilisé sur les mois de stage qu’elle aura dans votre entreprise !
- L’avantage des stagiaires : vous allez vraiment former une personne de A à Z et contribuer à son évolution professionnelle, et vous allez avoir une personne sur un temps plein pendant la durée du stage. (2 à 6 mois)
- L’inconvénient : vous allez devoir prendre du temps pour les former, pour les accompagner, ils ne sont pas autonomes à proprement parler car à l’inverse des free-lances ils n’ont pas encore développé une expertise, et là encore il peut y avoir une dépense assez forte à prévoir car c’est un montant d’environ à 600€ à prévoir par mois !
Option n°3 : Prendre une alternante ou une apprentie. Il y a deux différences principales avec une stagiaire :
- La durée : on est sur un temps partiel souvent 2 tiers en entreprise, 1 tiers en cours mais cela varie d’une école à l’autre, avec un contrat d’un an minimum et parfois deux ans. Donc c’est un engagement à long terme !
- Le prix : la dépense à prévoir ici dépend de l’âge de l’alternant et de nombreux critères… Cela peut varier de 800€ à 1300€ grosso modo !
Petit bonus : avec la crise covid que nous avons, le gouvernement a mis en place une aide à l’apprentissage pour soutenir les entreprises qui accueillent un alternant. Le montant de cette aide varie entre 5000€ et 8000€ pendant la première année d’apprentissage. Une aide non négligeable !
Pour les avantages et les inconvénients, on retrouve exactement les mêmes qu’un stagiaire !
Quel que soit votre choix quand vous allez déléguer, l’important va être de :
- Bien écouter votre intuition : elle ne vous trompe jamais
- Bien vous renseigner : prenez votre temps. Que ce soit dans le choix d’un Freelance (vous pouvez commencer par des petites missions pour tester votre compatibilité), ou d’un stagiaire (entretiens qualitatifs et période d’essai seront vos alliés.)
- Mettre en place un véritable processus de délégation.
C’est d’ailleurs le dernier point que je souhaitais aborder : quand on délègue il faut bien cadrer la relation, et analyser.
Déléguer c’est savoir cadrer la relation et analyser
Alors concrètement ça veut dire quoi ? Eh bien ça veut dire :
Savoir exactement ce que vous attendez de la personne avec laquelle vous allez travailler :
- Quelles sont ses missions précisément ?
- Quelle est sa valeur ajoutée par rapport à vous et à votre projet ?
- Qu’attendez-vous en termes de résultats ?
Mettre en place des objectifs chiffrés avec la méthode SMART afin de pouvoir vous reposer sur cela lors de l’évolution de votre collaboration. Cela vous permettra d’appuyer vos retours, et de jauger votre satisfaction !
Mettre en place des processus : vous avez votre façon de travailler, de communiquer, de parler, d’analyser… Et il va falloir partager tout cela avec votre équipe !
Et quoi de mieux que de mettre en place des processus :
- des feuilles partagées
- des explications
- des cahiers des charges bien rédigés
- des templates
- des vidéos…
Tout pour bien déléguer ! Car oui vous ne pouvez pas attendre d’une tierce personne qu’elles répondent parfaitement à vos besoins sans connaître vos processus et votre façon de faire. Notion, Loom et Google Drive seront donc vos meilleurs amis pour soutenir votre équipe.
Quoi qu’il arrive, c’est une collaboration : même s’il peut y avoir un rapport de client à prestataire ou de maître de stage à stagiaire, il ne faut pas oublier que c’est une collaboration. Et c’est à vous de la driver, d’être le moteur derrière !
- Oser dire STOP : parfois, cela ne marchera pas. Cela peut arriver ! Ça ne remet pas en cause les compétences de la free-lance avec laquelle vous avez collaboré ou du stagiaire, seulement, nous avons tous des façons de faire différentes. Il y a différentes façons de voir les choses, façon de travailler, différentes notions de productivité… Et si à un moment donné cela ne marche pas, il faut simplement accepter. Ce n’est pas grave ! Il est temps de mettre fin à la collaboration. Plus facile à dire qu’à faire et après bien sûr, la situation n’est pas toujours évidente ! (Plus compliqué de casser un contrat de stage qu’une prestation de service avec stagiaire).
Mais rien n’est impossible ! Et je connais des entrepreneuses courageuses qui ont pris la décision d’arrêter des contrats quand cela ne convenait vraiment pas. Et ce fut pour le mieux après quelques batailles administratives !
Et enfin…
- Oser y aller : oui ça fait peur de déléguer. Quand on a l’habitude de tout gérer, on aime bien garder la main dessus et puis n’avoir que soi-même à blâmer quand cela ne marche pas ou que l’on est en retard. Mais déléguer est une étape essentielle pour faire évoluer son business ! Que ce soit avec une stagiaire, une apprentie, une freelance.
Chez GIRLBOOST par exemple, on travaille avec les différentes options :
Nous avons déjà eu des stagiaires.
- Amira a rejoint notre équipe en septembre dernier en tant qu'alternante et s’occupe de la communication avec moi
- Camille est Freelance et s’occupe des mises en page du blog GIRLBOOST
- Karen a fait les illustrations de la GIRLBOOST ACADEMY
Parfois, il y a également eu des free-lances avec lesquels j’ai arrêté de travailler, parce que cela n’avait pas matché. Mais c’est en testant que l’on apprend et que l’on construit petit à petit son équipe !
Le plus important ? C’est d’être à l’écoute de vos besoins, d’analyser ce que vous attendez et de mettre en place les processus qu’il faut pour accompagner la montée en compétence de votre équipe sur votre projet. Car elle fait partie de toute une aventure ! Votre aventure entrepreneuriale.
Si vous avez des questions sur la délégation, n’hésitez pas à m’envoyer un petit mail à camille@girlboost.fr ! Je sais à quel point c’est un sujet complexe. Savoir bien recruter, ensuite bien déléguer, ne pas se tromper, avancer à plusieurs : cela fait tout de suite peur. Mais c’est aussi sacrément bénéfique : et LEVEL UP !
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