10 onglets ouverts sur le navigateur, une to-do list interminable, des mails en attente, une réunion dans 5 minutes et un projet à finir … Être une GIRLBOOST, ce n’est pas de tout repos ! Heureusement, quelques techniques simples peuvent gagner en efficacité et vous permettre de trouver VOTRE rythme.
D’ailleurs, avez-vous remarqué ?
J’ai utilisé le mot : efficacité, et non productivité. Ce n’est pas un hasard.
Quand on parle de productivité, on a en tête l’idée d’accomplir une grande quantité de travail en peu de temps. Et là, une alerte danger doit clignoter dans votre tête !
Il y a toujours plus de choses à faire. Pour ne pas reporter la moitié de la to-do list au lendemain, on finit par laisser le travail empiéter sur la vie perso et on s’épuise. Et ça, c’est non !
C’est là que l’efficacité fait la différence. Gabriel Manceau explique que l’efficacité repose sur “la capacité à dépenser intelligemment son temps, son attention et son énergie”.
Pour être plus productif, il faut d’abord être plus efficace. C’est avant tout une question d’organisation : consacrer moins de temps et d’énergie sur les tâches secondaires pour se concentrer sur vos objectifs.
=> L’objectif : des projets qui avancent sereinement .
Voilà 5 techniques qui m’ont beaucoup aidé pour enfin arrêter de courir après le temps et apaiser mes journées. Et comme je sais que vous avez besoin d’outils concrets à mettre en place dès demain, je vous explique même ma manière de les utiliser. Ce ne sont pas des solutions miracles, mais petit à petit, elles pourraient faire une vraie différence dans votre quotidien.
N°1: Une seule chose à la fois.
On ne peut pas faire plusieurs choses à la fois. Au mieux, on peut être assez douée pour switcher d’une tâche à l’autre. Et encore … Une étude américaine a prouvé que faire ça demande plus de concentration et engendre 3 fois plus d’erreurs. En tentant d’être multitâche, vous prenez le risque de passer 3 fois plus de temps à corriger votre travail, ou pire, de devoir tout recommencer car il ne vous satisfait pas !
“ La chose la plus importante est de n’apporter aucune importance aux choses qui n’ont aucune importance”. Charles de Gaulle
C’est la première étape pour devenir une entrepreneuse au top de l’efficacité ! Réussir à se concentrer sur ce qui est essentiel dans votre travail sans se laisser distraire par ce qui l’est moins. Alors ok, vous ne pouvez pas ignorer la tâche juste parce qu’elle vous semble moins importante. Mais vous pouvez aller au bout de votre activité AVANT de passer à une autre.
“Oui mais ça ne prendra que 5 minutes et au moins c’est fait”
Tentant, c’est vrai … Mais ces 5 minutes vous déconcentrent, vous écartent de votre objectif. Bref, elles vous compliquent la vie.
Et si vous gardiez 30 minutes dans la journée pour faire toutes ces tâches rapides ?
Ma méthode
Je place ce temps dès le début de ma journée. Enchaîner ces activités moins intenses me permet de me réveiller en douceur et de me les sortir de la tête pour attaquer sereinement.
Une nouvelle mini-tâche pendant la journée ? A moins qu’elle soit urgente, je l’inscris sur ma to-do list pour mes 30 minutes du lendemain.
Mais vous pouvez aussi choisir de le faire en fin de journée, lorsque vous commencez à être moins productive.
N°2 : La to-do list oui, mais pas n’importe comment.
La to-do list est l’outil le plus célèbre en matière d’organisation. Simple à réaliser, elle vous libère d’une charge mentale. Plus besoin de vous souvenir de tout, elle le fait pour vous. Grâce à elle, vous aurez une vue d’ensemble sur vos projets et sur la manière de les atteindre.
Mais prenez garde, mal utilisée elle peut vite devenir contre-productive et stressante.
Pour en faire un allié de choc, l’idéal est de la séparer en plusieurs catégories.
Libre à vous d’utiliser un code couleur par catégorie ou bien plusieurs colonnes
- Les tâches prioritaires : celles qui doivent être effectuées dans la journée. Comme nous l’avons vu juste avant, il faut que ce soit des tâches précises qui vous permettent d’avancer sur vos projets importants.
- Les tâches à moyen et long terme : celles que vous devez avancer pour la fin de la semaine ou du mois. Si vous avez fini vos tâches prioritaires du jour, c’est le bon moment pour prendre de l’avance sur cette catégorie. Pensez à bien inscrire pour chaque tâche une date limite, histoire de ne pas vous rendre compte au dernier moment qu’il ne vous reste plus qu’une journée.
Mon conseil : chaque fin de journée, voyez où vous en êtes et déplacer ces tâches dans prioritaires si la deadline est approche.
- Les mini-tâches, catégorie qui devrait vous rappeler quelque chose
Rappelez-vous aussi que plusieurs sites proposent des outils d’organisation au quotidien.
Mon petit chouchou : Trello. Simple, clair, intuitif, Il me permet de lister, classer et déplacer mes tâches d’une catégorie à l’autre selon mon avancée.
Allez y jeter un œil, ça vaut le coup !
N°3: De petites actions pour un grand rêve.
“ Il n’y a pas de grande tâche difficile qui ne puisse être décomposée en petites tâches faciles .“ Matthieu Ricard
Plus l’objectif est ambitieux, lointain, plus vous risquez de procrastiner. Un objectif inatteignable qui traîne sur la to-do list encore et encore, c’est l’idéal pour stresser et douter de soi.
Pour aller au bout de vos rêves, décomposez-les en petites étapes claires, précises, concrètes et réalisables en une journée maximum. Partez de votre objectif final et lister toutes les actions nécessaires pour y arriver.
Classez-les. Laquelle allez-vous réaliser en premier ? En dernier ? Enfin, planifiez-les dans le temps et ajoutez-les à votre to-do list. Plus qu’à vous lancer.
Non seulement vous verrez concrètement vos projets avancer, mais en prime vous arrêterez de vous dire que vous n’en avez “pas assez fait” aujourd’hui.
Petit exemple personnel
Pour écrire cet article, dans ma to-do, il n’y avait pas “rédiger l’article…”. À la place, j’ai noté « rechercher des sources utiles », « recherche un titre », « faire le plan », “ rédiger la partie 1” …
Et en bonus, ce « mode d’emploi » de rédaction me servira pour chaque tâche similaire et m’évitera de longues heures à tourner en rond pour savoir par où commencer.
N°4 : Économiser son énergie pour ce qui est utile.
Connaissez-vous la loi de Pareto, aussi appelée loi des 80 / 20 ?
Cette théorie repose sur un constat : 80% des effets proviennent de 20% des causes. De nombreux aspects de nos vies et de la société peuvent être analysés selon ce ratio 80 / 20: 20% de la population détient 80% des richesses, nous utilisons 20% de notre garde robe pour 80% du temps…
Nos entreprises n’y échappent pas. 20% de nos clients rapportent 80% des bénéfices. Nous passons 80% de notre temps sur des tâches qui ne nous rapportent que 20% de bénéfices. 80% de nos bénéfices viennent de tâches qui prennent seulement 20% de notre temps. Concrètement, puisque 20% des tâches sont vraiment utiles, autant faire en sorte de simplifier les 80% restants.
Alors bien sûr, ce n’est pas une loi irréfutable. Son atout majeur est de donner un nouvel angle d’approche pour analyser notre quotidien et concentrer nos efforts sur ce qui aura le plus d’impact. Cela demande un regard objectif, pas toujours agréable mais très utile pour gagner en efficacité.
Quelles sont les tâches que vous effectuez au quotidien ?
Quelles tâches vous prennent le plus de temps ?
Quelles tâches sont les plus bénéfiques pour votre entreprise ?
Quelles tâches pourriez-vous simplifier, automatiser ou déléguer ?
Si une tâche prend du temps pour peu d’effet ? Ne vaudrait-il pas mieux juste la supprimer ? Que pouvez-vous optimiser, simplifier ?
Certains sites vous seront d’une aide précieuse pour cela. Je vous en décrit quelques-uns dans ces articles :
N°5 : S’écouter, quitte à procrastiner.
La procrastination est mal vue. Pourtant, elle peut parfois s’avérer nécessaire. Non, vous n’avez pas juste la flemme de travailler. Vous ne choisissez pas de remettre cette tâche à plus tard sans raison.
Vous avez le droit de saturer, de ne plus réussir à être efficace. Et dans ces moments-là, faire du forcing est rarement une bonne solution. Vous allez vous agacer et vous braquer petit à petit.
Alors stop. Pause. Laissez votre cerveau se reposer un peu. Allez prendre l’air, faites un peu de sport, prenez un moment pour vous. Vous reviendrez pleine d’énergie pour vous remettre au travail !
Vous n’arrivez pas à vous résoudre à faire une vraie pause ? Lancez-vous sur une mini-tâche qui demande moins de réflexion. Vous aurez l’impression de ne pas “perdre de temps”.
Et si malgré tout vous n’arrivez vraiment pas à avancer, il vous reste une question à vous poser. Comment allez-vous en ce moment ?
Pour être au top de l’efficacité, il faut se sentir bien dans sa peau, épanouie. Peut-être que si vous bloquez, c’est simplement parce que vous vous en demandez trop. Prenez le temps de penser à vous, et ça se ressentira forcément dans votre business.
Besoin de quelques idées pour vous détendre ?
C’est par ici Nos astuces feel good
Vous l’aurez compris, l’efficacité passe d’abord par quelques habitudes de travail. Et on sait toutes à quel point prendre une habitude et s’y tenir est loin d’être facile. S’imposer trop de changements d’un coup est le meilleur moyen de tout lâcher.
Allez-y petit à petit, step by step.
Alors les GIRLBOOST, quelle technique allez-vous mettre en place dès demain pour gagner en efficacité ?
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